In Reaktion auf die Auswirkungen der Corona-Pandemie haben digitale Lösungen im gesellschaftlichen wie auch beruflichen Leben einen erheblichen Schub erfahren. Auch in den städtischen Ämtern werden zur Verringerung des Infektionsrisikos alle Verfahrensabläufe untersucht. Präsenztermine mit Kundenverkehr sollen auf ein notwendiges Mindestmaß reduziert und die durchschnittliche Verweildauer so gering wie möglich gehalten werden.
„Ein wesentliches Ergebnis der pandemiebedingten Prozessumstellung der Stadt Karlsruhe mündet in dem verstärkten Einsatz von digitalen Verwaltungsleistungen. Beispielhaft dafür steht die Anmeldung einer Wohnung. In der Vergangenheit war dafür die Vereinbarung eines Termins in einem der Bürgerbüros nötig, inzwischen kann die Anmeldung sowohl schriftlich als auch digital erfolgen“, informiert Bürgermeister Dr. Albert Käuflein.
Meldepflicht fundamental / Schwierigkeiten bei Meldungen per E-Mail
Grundsätzlich besteht eine gesetzliche Meldepflicht nach Einzug in eine Wohnung und ein Verstoß dagegen stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Das Melderegister dient als Datengrundlage für Sicherheitsbehörden, Wahlämter, Schulämter und andere Behörden, weshalb ihm eine übergeordnete Bedeutung zukommt. „Sie werden nur eine Wahlbenachrichtigung für die Bundestagswahl im September erhalten, wenn Sie unter Ihrer aktuellen Anschrift auch gemeldet sind“, hebt Bürgermeister Dr. Käuflein die Wichtigkeit einer korrekten Anmeldung exemplarisch hervor.
Da im letzten Jahr trotz der pandemischen Situation viele Anmeldungen eingingen, hat die Stadtverwaltung vorübergehend die Möglichkeit geschaffen, die erforderlichen Unterlagen per E-Mail einzusenden. Das funktionierte allerdings nicht reibungslos. „Leider müssen wir feststellen, dass die Meldescheine in vielen Fällen nicht korrekt ausgefüllt sind oder die Unterschrift fehlt. Dann sind uns leider die Hände gebunden und wir können mit der Bearbeitung nicht fortfahren. In diesen Fällen müssen wir die eingereichten Unterlagen an die Person mit der Bitte zurückschicken, diese nochmals ordnungsgemäß auszufüllen und wieder einzureichen. Das wirkt sich natürlich negativ auf die Bearbeitungsdauer weiterer Vorgänge und somit ebenso auf die Wartezeit Anderer aus“, erläutert Bürgermeister Dr. Käuflein weiter.
Online-Dienst soll Abhilfe schaffen
Um diesem Missstand beizukommen, hat das Ordnungs- und Bürgeramt einen sogenannten Universalprozess entwickelt und im August 2020 veröffentlicht. Dabei handelt es sich um einen Online-Dienst, der den Nutzenden beim korrekten Ausfüllen des Meldescheins unterstützt und das digitale Einreichen der Unterlagen bei den Bürgerbüros ermöglicht. Eine Registrierung ist dafür nicht notwendig.
Nachdem die Anmeldung im Melderegister erfasst wurde, nimmt das Bürgerbüro Kontakt zu der Person auf und bittet um eine Terminvereinbarung zur Abholung der Meldebestätigung und zur Vornahme der gesetzlich vorgeschriebenen Änderung der Anschrift auf dem Personalausweis. Zwischen den möglichen Abholorten kann die Person frei wählen.
„Seit Einführung im August 2020 haben bereits über 8.400 Personen den Universalprozess erfolgreich genutzt. Angesichts dieser Nutzerzahlen bin ich von dessen Niederschwelligkeit und Nutzerfreundlichkeit überzeugt. Nebenbei ist es uns aufgrund der Vollständigkeit der Angaben gelungen, unsere Bearbeitungszeit pro Fall zu reduzieren. Da sich der Online-Service aus unserer Sicht bewährt hat, sind wir bestrebt sukzessive weitere Leistungen über dieses Format anzubieten“, kündigt ein zufriedener Bürgermeister Käuflein an.
Telefonische Beratung und schriftliche Bearbeitung möglich
Auf Wunsch kann über die 115 telefonisch zudem jederzeit um die Zusendung eines Blanko-Meldescheins an die eigene Anschrift gebeten werden. Dieses Angebot steht insbesondere jenen frei, die über keinen Internetzugang verfügen, natürlich aber auch allen Anderen. Bei Problemen im Universalprozess steht die Behördennummer darüber hinaus mit Rat und Tat zur Seite.
„Wir werden selbstverständlich niemand bei der Ausübung seiner Meldepflicht alleine lassen, wenn Unterstützungsbedarf besteht. Wie für viele Einwohnerinnen und Einwohner ist auch für die Verwaltung die vollständige elektronische Prozessabwicklung zu Teilen Neuland. Wenngleich die Resonanz auf den Universalprozess im Meldewesen beinahe durchweg sehr positiv ist, betrachten wir ihn selbstverständlich nicht als formvollendet. Jedoch dient er als gelungenes Beispiel für die zukünftige Digitalisierung der Verwaltung“, resümiert Bürgermeister Dr. Albert Käuflein.
Neben der Anmeldung einer Wohnung ist es ebenfalls bereits jetzt möglich, eine Meldebescheinigung oder eine Auskunft aus dem Melderegister mit dem Universalprozess zu beantragen.
