Wer welche Einwohnerdaten weitergeben beziehungsweise erhalten und nutzen darf, regelt das städtische Ordnungs- und Bürgeramt nach den geltenden Bestimmungen. Bei besonderen Jubiläen (90. und 100. sowie alle folgenden Geburtstage, Goldene, Diamant-, Eiserne Hochzeit sowie nachfolgende Ehejubiläen) darf die Stadt demnach Name, Doktorgrad, Anschrift der Jubilare sowie Datum und Art des Ehrentags veröffentlichen. Die Behörde hat ferner das Recht, diese Daten Medien für deren Publikationen zukommen zu lassen.
Öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaften darf das Amt Daten von Familienangehörigen ihrer Mitglieder übermitteln, die keiner oder einer anderen Gemeinschaft angehören. Dies sind Name, Geburtstag, Geschlecht, Anschrift, Zugehörigkeit zu einer öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft, Übermittlungssperren und Sterbetag. Hierzu besteht das Recht auf Widerspruch, das sich jedoch nicht auf die Übermittlung der Tatsache erstreckt, dass Ehemann und Ehefrau einer Steuer erhebenden Religionsgesellschaft angehören.
Vor- und Familienname, Doktorgrad und Anschrift darf das Amt dem Karlsruher Adressbuchverlag zur weiteren Verwendung zukommen lassen. Name und Anschrift von Personen deutscher Staatsangehörigkeit, die im Folgejahr volljährig werden, können dem Bundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr weitergereicht werden. Nach Abschaffung der Wehrpflicht geht es dieser Stelle darum, potenzielle Soldatinnen und Soldaten gezielt über Arbeits- und Ausbildungsmöglichkeiten informieren zu können.
In der Regel schriftlich erteilte Melderegisterauskünfte können auch über das Online-Portal erfolgen. Weitergeleitet werden die Daten auch von dort aus nur im Rahmen der rechtlichen Zulässigkeit. Für nicht-öffentliche Stellen ist die Auskunft kostenpflichtig, und sie können nur den vollständigen Namen sowie die Anschrift der gemeldeten Person erfahren. Das Widerspruchsrecht gilt nicht für behördlicherseits erbetene Auskünfte, ansonsten aber für alle vorgenannten Regelungen. Möchte jemand Widerspruch im eigenen Fall oder dem betreuter Betroffener einlegen, wird er oder sie gebeten, dies bis spätestens 20. Februar 2015 zu tun: schriftlich an das Ordnungs- und Bürgeramt, 76124 Karlsruhe, per Fax an 0721/133-3309 oder via E-Mail an info@oa.karlsruhe.de. Wer die Weitergabe seiner Daten bereits abgelehnt hatte, muss dies kein weiteres Mal mitteilen.
